L’intelligence collective peut se définir comme l’ensemble des capacités de compréhension, de réflexion, de décision et d’action d’un collectif de travail restreint issu de l’interaction entre ses membres et mis en œuvre pour faire face à une situation donnée présente ou à venir complexe.
O.Greselle, 2007
Au Centsept, nous sommes convaincus que face aux sujets complexes liés à la transition écologique et sociale, il est nécessaire de regrouper autour de la table différentes compétences et expertises. En effet, c’est en croisant les regards autour d’une thématique que l’on pourra mieux en appréhender les différentes facettes et construire une solution pertinente et adaptée au territoire.
Mais comment permettre à un travailleur social d’une association, un directeur RSE d’une entreprise privée et un technicien de la Métropole de Lyon de parler le même langage et de construire ensemble un projet d’innovation sociale ? C’est le défi que nous essayons de relever tous les jours au Centsept en s’appuyant sur les méthodes d’intelligence collective et du design thinking.
Pour faire émerger un projet d’innovation social multi-partenarial entre des acteurs publics, privés et de l’économie sociale et solidaire, nous créons un espace de travail différent grâce à des outils qui vont favoriser l’empathie, la coopération, la créativité et la co-construction. Le fait de construire AVEC les différents acteurs est ce qui permet l’émergence d’un projet. Notre rôle au Centsept est de faciliter et d’orienter les réflexions pour amener le collectif à construire une solution qui répond à un besoin identifié sur le territoire. La solution apportée mobilise leurs compétences ou leurs expertises.
Par exemple, dans le cadre d’un Laboratoire d’Innovation Sociale, nous allons mobiliser une quinzaine d’acteurs du territoire (publics, privés et ESS) et les accompagner à travers un processus d’innovation. Ce processus est basé sur les 5 phases du design thinking : l’empathie, la définition du problème, l’idéation, le prototypage et le test de la solution. Ces différentes phases vont être travaillées collectivement lors de plusieurs ateliers d’intelligence collective.
Mais concrètement, ça ressemble à quoi un atelier d’intelligence collective ? Nous vous proposons de rentrer dans les coulisses de la préparation d’un atelier d’intelligence collective au Centsept pour que vous puissiez organiser les vôtres ! C’est parti.
1. Définir l’intention de l’atelier
Tout d’abord, avant de mobiliser des participants, il faut clarifier l’intention de l’atelier : pourquoi avez-vous besoin de réunir différents acteurs ? Qu’attendez-vous d’eux ? Que souhaitez-vous atteindre comme résultat ?
Un atelier peut avoir plusieurs objectifs qu’il faut clarifier et partager avec les participants :
- Si vous cherchez à mieux comprendre une situation, vous aurez besoin de l’expertise des différents acteurs pour recueillir des informations, analyser les besoins des usagers, identifier des points de blocage…
- Si vous voulez trouver des idées pour résoudre un problème, vous aurez besoin de l’expertise et des retours d’expériences des différents acteurs. Et pas seulement, vous aurez aussi besoin de personnes moins expertes pour ouvrir le champ des possibles et faire émerger de nouvelles idées.
2. Bien identifier les participants et les mobiliser
Une fois l’intention posée, il faut mobiliser les bonnes personnes dans les bonnes structures. Au démarrage d’un processus collectif, il est nécessaire de passer du temps à comprendre et connaître les différentes structures et de trouver la personne qui va pouvoir et qui a envie de s’engager dans ce processus collectif au nom de la structure.
Lorsque votre collectif est constitué, il faut envoyer une invitation à tous les participants, le plus tôt possible, avec toutes les informations pratiques pour pouvoir participer à l’atelier (intention, horaire, date, lieu). N’hésitez pas à relancer 1 semaine à l’avance ou quelques jours avant pour bien s’assurer que les participants seront présents.
3. Choisir les outils à utiliser et la manière de faire travailler les participants autour de cet outil
Selon l’intention de l’atelier, il existe différents outils pour travailler en collectif et obtenir un livrable qui répond aux objectifs fixés. Il faut alors choisir l’outil qui vous semble le plus pertinent et l’adapter si besoin à la thématique.
| Étapes du processus design thinking | Objectifs | Outils |
| Analyse des besoins | •Mieux comprendre les utilisateurs: contexte, aspirations, envies, craintes … •Traduire l’expérience du bénéficiaire, du client, du partenaire, l’usage d’un service, le cycle de vie d’un produit, … •Identifier les irritants, les difficultés, les “pain points” | • Entretiens exploratoires usagers / experts •Observation terrain •Focus group / interviews croisées •Etudes existantes •Questionnaire quantitatif |
| Définir le problème | •Avoir une problématique claire et précise, qui est rarement formulée dans la demande initiale •Analyser les signaux faibles identifiés dans l’analyse des besoins pour identifier le véritable problème à résoudre | •Données issues de l’analyse des besoins •Arbres à problèmes •Les 5 pourquoi ? •Matrice de priorisation des points bloquants |
| Idéation | •Imaginer le plus de solutions possibles pour répondre à la problématique •Libérer la créativité des participants en alternant des phases d’idéation individuelles et collectives, sous contraintes et libres | •Brainstorming •Méthode SCAMPER •Stimuli / cartes contraintes •La pire idée |
| Prototypage et conception | •Développer une ou plusieurs idée(s) •Définir le fonctionnement de la solution et sa complémentarité avec l’éco-système •Définir le modèle économique •Concevoir un prototype | •Fiche concept •Parcours d’usage •Prototypage (maquettes, écrans, affiches, vidéos …) •Pitch •Business model Canvas |
| Test | •Confronter la solution développer à la mise en situation dans un environnement proche de la réalité •Valider / invalider des hypothèses, notamment si la solution répond au besoin identifié •Tester le fonctionnement de sa solution ou la désirabilité de sa solution pour pouvoir améliorer la solution | •Tests de concept •Tests d’usage •Matrice de retours usagers |
Une fois que vous avez identifié les outils que vous allez utiliser, il faut définir la méthode d’animation pour faire travailler vos participants. Pour cela vous pouvez jouer sur plusieurs aspect :
- La taille du groupe de réflexion : travailler individuellement, en binôme, en sous-groupe ou en plénière.
- Votre posture d’animateur : très présent, c’est vous qui écrivez tout ce que les participants disent, ou en autonomie, vous passer de groupe en groupe pour répondre à leurs questions et vérifier leur état d’avancement.
- Les supports à remplir : des post-it, des templates sur des feuilles A3 ou des tableaux blancs, des canvas en ligne …
- L’espace : faire travailler vos participants assis ou debout, les faire changer de place…
- Le rythme : avoir des moments de réflexion très courts et chronométrer, avoir des temps long de discussion …
Il existe différentes manières d’animer un même outil, à vous de jouer en fonction de ce que vous aimez et de la dynamique du groupe.
Au Centsept, nous aimons bien utiliser le format “world café” car il permet aux participants de se déplacer à travers 3 à 4 espaces de travail différents. Cela permet de croiser les regards et de relancer la dynamique dans chaque espace de travail.
4. Construire le déroulé et les différents temps qui le composent
Une fois l’intention de l’atelier définit, les participants mobilisés et les outils de travail choisis, il ne vous reste plus qu’à concevoir l’atelier en articulant différentes étapes clés.
L’accueil
C’est important de ne pas le négliger car un bon temps d’accueil permet aux participants de se sentir en confiance et à l’aise ce qui sera bénéfique sur la dynamique collective de travail. Vous pouvez mettre de la musique, proposer un thé / café, faire se rencontrer certains acteurs …
L’introduction
Ce temps va vous permettre d’introduire le contenu de l’atelier et poser le cadre. Il donne le ton à votre atelier et permet à chacun de s’aligner sur les intentions de l’atelier. Évitez de faire des introductions trop longues et descendantes car cela peut casser la dynamique d’un atelier. En effet, comme vous attendez une participation active des différents acteurs dans l’atelier, vous pouvez dès l’introduction les faire réagir.
La connexion
Il faut unir les participants et les faire entrer dans votre univers. Il est important de créer un lien interpersonnel entre eux et elles. Pour ce temps-ci vous pouvez utiliser un brise-glace par exemple. Il existe différents types de brise-glace, certains favorisent l’interconnaissance, d’autres stimulent la créativité et d’autres encore peuvent dynamiser les participants.
Choisissez un brise-glace en lien avec l’objectif de l’atelier pour que cela fasse sens pour vous et les participants. N’hésitez pas à prendre un peu de temps pour débriefer avec les participants : à travers ce petit jeu, qu’est-ce qui s’est passé pour vous ?
Les temps de travail à travers différentes activités
C’est le moment de faire travailler les participants sur les outils choisis. En fonction du temps total de l’atelier, ne prévoyez pas trop d’activité et laissez du temps aux participants. Par exemple, pour un atelier d’une demi journée, nous ne prévoyons qu’une à deux activités d’environ 45 minutes chacune.
La phase de conclusions et de retour d’expérience des participants
Après avoir fini les activités et la fin de l’atelier approchant, il est important d’entamer une phase de conclusion.
C’est le moment de faire le bilan, de remercier les participants et surtout de leur demander leurs ressentis sur l’atelier que vous avez pris soin de préparer.
Pour avoir des retours constructifs, nous utilisons par exemple, la méthode du retour nourrissant qui permet de répondre à 3 questions :
- Qu’est-ce que je retiens d’utile pour moi et qui m’incite à agir autrement ?
- Éventuellement, qu’est-ce qui m’a manqué ?
- Et comment j’ai vécu ce moment ?
Les participants vont vous transmettre les éléments marquants de votre atelier et les axes d’amélioration. Grâce à ces retours vous pourrez réaliser par la suite votre compte rendu.
5. Le Jour J
ça y est tout est prêt pour le jour J, il ne vous reste plus qu’à préparer avant l’atelier l’espace de travail nécessaire au bon déroulé de l’atelier.
En fonction des activités que vous aurez choisi vous aurez sans doute besoin de matériel comme un rétroprojecteur, des feuilles, des stylos, des tableaux blancs, une feuille d’émargement… tout cela doit être prêt en amont de l’atelier pour que vous ne vous fassiez pas surprendre le jour J.
En fonction de la taille du groupe il est important d’être 1 ou plusieurs animateurs. En moyenne, nous conseillons 1 animateur pour un groupe de 8 à 10 personnes. Au-delà, il vaut mieux être plusieurs afin de pouvoir se répartir le suivi des sous-groupes durant l’atelier.
Au-delà de la préparation de l’espace et du matériel, prenez du temps pour vous préparer à l’atelier afin de pouvoir impulser une bonne dynamique de travail.
6. Rédiger le compte rendu
Une fois que l’atelier a été réalisé, c’est le moment d’en faire le compte rendu.
Il faut relever les conclusions, les points intéressants à creuser pour le prochain atelier et les manquements pour progresser.
Normalement si vous avez suivi nos conseils sur la phase de conclusion et de retour d’expérience des participants vous n’aurez presque rien à faire car ils auront relevé pour vous les points marquants de votre atelier !
A vous de jouer !
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